Google 비즈니스 프로필 소유자·관리자 권한은 직원과 대행사가 같은 로그인 정보를 나눠 쓰는 문제를 막고, 누가 업체 정보를 바꿀 수 있는지 분명히 하는 운영 장치다. Google은 비밀번호를 공유하지 말고 사용자마다 고유한 Google 계정으로 초대하라고 안내한다. 이 글은 2026년 9월 16일 공식 문서를 확인해 카페·공방·출장 서비스처럼 소규모 팀이 최소 권한을 정하고 퇴사·계약 종료 때 회수하는 순서를 정리했다.
핵심 요약: 로그인 공유 대신 역할과 책임을 나눈다
소유자는 사용자를 추가·삭제하고 프로필 자체를 삭제할 수 있지만, 관리자는 정보·사진·게시물·리뷰 등 일상 운영은 가능해도 사용자와 프로필을 삭제할 수 없다. 따라서 대표자는 기본 소유자, 장기 공동경영자는 필요할 때만 소유자, 직원과 외부 대행사는 관리자를 원칙으로 삼는다. 권한 수를 늘리는 것이 검색 노출을 높이지는 않는다. 목적은 계정 분실과 무단 변경 위험을 낮추면서 고객 정보의 정확성을 유지하는 것이다.
1. 현재 사용자와 기본 소유자부터 확인한다
Google 검색에서 업체를 연 뒤 ‘더보기–비즈니스 프로필 설정–사용자 및 액세스 권한’으로 들어가 기본 소유자, 소유자, 관리자, 대기 중 초대를 한 줄씩 적는다. 이름만 보고 판단하지 말고 이메일, 실제 담당 업무, 고용·계약 상태, 마지막 확인일을 함께 기록한다. 모르는 개인 계정, 퇴사자, 끝난 대행사, 수락되지 않은 오래된 초대가 있으면 바로 표시한다. 기본 소유자가 누구인지 아무도 모르면 신규 초대보다 소유권 확인을 먼저 한다.
2. 소유자·관리자 차이를 업무로 나눈다
권한표는 직급이 아니라 필요한 작업으로 만든다. 사용자 추가·삭제, 역할 변경, 프로필 삭제가 필요하면 소유자 검토 대상이다. 영업시간·주소·서비스 수정, 사진과 게시물 관리, 리뷰·Q&A 응답, 실적 확인만 맡는다면 관리자로 충분하다. 예를 들어 카페 대표는 기본 소유자, 공동대표는 백업 소유자, 매장 책임자와 광고 대행사는 관리자로 둔다. 대행사가 계약 편의를 이유로 기본 소유자가 되는 구조는 피한다.
3. 12점 권한표로 최소 권한을 정한다
각 사용자에게 ‘사업 책임 0~3점, 계정 복구 책임 0~3점, 사용자 관리 필요 0~3점, 장기 재직·계약 가능성 0~3점’을 매긴다. 10~12점은 소유자 검토, 6~9점은 관리자, 5점 이하는 초대 없이 자료만 전달하는 기준으로 삼는다. 이는 Google의 승인 점수가 아니라 과도한 권한을 찾는 내부 판단표다. 외부 마케터가 콘텐츠 업무 3점이어도 사용자 관리와 장기 책임이 0점이라면 관리자를 넘길 이유가 없다.
4. 개인별 Google 계정으로 초대하고 수락을 확인한다
사용자 및 액세스 권한에서 추가를 눌러 업무용으로 확인된 이메일을 입력하고 역할을 선택한다. 초대 전에 수신자와 이메일을 다른 채널로 재확인하고, 수락 뒤 본인이 업체를 열 수 있는지 화면 공유로 확인한다. 계정 사용자는 서로의 이름과 이메일을 볼 수 있으므로 개인용 주소 사용 여부도 합의한다. Google 그룹스는 소유자나 관리자로 추가할 수 없다. 수락 전인 초대가 잘못됐다면 대기 중 목록에서 취소한다.
5. 기본 소유권 이전은 퇴사·매각 전에 준비한다
기본 소유자는 한 명뿐이며 기본 소유권 이전은 기본 소유자만 할 수 있다. 대표 변경, 사업 양도, 계정 폐쇄가 예정됐다면 새 담당자를 먼저 소유자 또는 관리자로 추가하고 수락 여부를 확인한다. 신규 사용자는 일부 기능에 7일 제한이 있으므로 퇴사 당일에 초대하면 이전이 막힐 수 있다. 리뷰 등 기존 정보는 기본 소유권을 정상 이전하면 유지된다. 현재 소유자가 제3자라면 별도 소유권 요청 절차를 사용하고 중복 프로필을 새로 만들지 않는다.
6. 7일 제한과 삭제 위험을 변경표에 기록한다
Google은 새 소유자·관리자가 된 뒤 7일 동안 프로필 삭제·삭제 취소, 다른 사용자 삭제, 기본 소유권 이전 같은 작업이 제한될 수 있다고 안내한다. 초대일, 수락일, 제한 종료 예상일, 변경 목적을 변경표에 남긴다. 기존 기본 소유자는 이전 완료와 새 담당자의 접속을 확인하기 전 계정을 지우지 않는다. 잘못된 계정이 들어왔더라도 역할과 소유권 상태를 캡처하고 정상 소유자가 회수할 수 있는지 확인한 뒤 조치한다.
7. 분기마다 휴면 계정과 대행사 권한을 회수한다
분기 첫 영업일에 사용자 목록과 인사·계약 장부를 대조한다. 예를 들어 6개 계정 중 퇴사자 1개와 계약 종료 대행사 1개가 남았다면 휴면 권한률은 2÷6×100=33.3%다. 이 비율은 업계 통계가 아니라 즉시 회수 대상을 드러내는 내부 지표다. 삭제하면 그 사용자가 과거에 남긴 리뷰 답글·게시물 등 작업 결과는 프로필에 유지된다. 회수 날짜와 담당자를 기록하고, 새 대행사에는 다시 관리자 권한만 부여한다.
35분 설정표와 변경 중단 조건
첫 5분은 사용자 목록을 저장하고, 다음 10분은 12점표로 역할을 정한다. 이어 10분은 개인별 계정을 초대하고 수락을 확인하며, 5분은 기본 소유자와 7일 제한을 변경표에 적는다. 마지막 5분은 퇴사자·대행사 계정을 회수하고 다음 분기 점검일을 예약한다. 기본 소유자가 모르는 계정이거나, 소유권 분쟁 중이거나, 잘못된 이메일을 초대했거나, 대표 계정이 복구 불가능하거나, 영업 양도 증빙이 정리되지 않았다면 변경을 중단하고 소유권 요청·Google 지원 절차부터 확인한다. 작성·검수는 윈윈 비즈니스 인사이트 편집부가 맡았으며 검색순위·문의·매출·애드센스 승인을 보장하지 않는다.